Bagi restoran yang aktif berjualan melalui GrabFood, GoFood, dan ShopeeFood, memiliki banyak channel penjualan memang bisa membuka peluang omzet yang lebih besar. Masalahnya muncul ketika setiap platform harus dipantau melalui perangkat yang berbeda.
Saat restoran mulai ramai, staf harus berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi lain untuk menerima order, mengecek menu, memperbarui stok, dan memastikan tidak ada pesanan yang terlewat.
Kondisi seperti ini tidak hanya menyita waktu. Proses input ulang dari aplikasi delivery ke POS juga dapat meningkatkan risiko kesalahan pencatatan.
Integrasi online delivery adalah solusi yang menghubungkan berbagai platform pesan antar ke dalam satu sistem operasional. Dengan sistem yang terintegrasi, pesanan dari berbagai channel dapat dikelola melalui satu dashboard dan diteruskan ke sistem restoran.
Lalu, bagaimana cara kerjanya dan apa saja manfaat integrasi online delivery untuk bisnis F&B?
Integrasi online delivery adalah teknologi yang menghubungkan platform pemesanan makanan seperti GrabFood, GoFood, dan ShopeeFood dengan sistem operasional restoran, termasuk POS.
Dengan integrasi ini, pesanan dari berbagai platform dapat masuk ke satu sistem sehingga staf tidak perlu memasukkan kembali detail order secara manual ke mesin kasir.
Misalnya, seorang pelanggan memesan dua menu makanan dan satu minuman melalui GoFood. Order tersebut dapat langsung masuk ke sistem restoran dan diteruskan ke proses berikutnya tanpa staf harus mengetik ulang pesanan dari aplikasi ke POS.
Hal yang sama dapat dilakukan untuk pesanan dari platform delivery lainnya yang didukung oleh sistem.
Mengelola satu platform delivery mungkin masih cukup mudah dilakukan secara manual. Tantangannya mulai terasa ketika restoran menggunakan beberapa channel sekaligus.
Bayangkan kasir harus memantau tiga perangkat berbeda untuk GrabFood, GoFood, dan ShopeeFood. Di tengah antrean pelanggan dine in, notifikasi order online bisa saja terlewat.
Masalah lainnya adalah ketika menu atau bahan baku habis. Jika stok tidak segera diperbarui di setiap platform, pelanggan masih dapat melihat dan memesan menu yang sebenarnya sudah tidak tersedia.
Integrasi membantu menyatukan proses tersebut sehingga staf dapat mengelola lebih banyak order dari satu sistem.
Secara sederhana, integrasi online delivery menghubungkan platform delivery dengan sistem operasional restoran. Pesanan yang dibuat pelanggan akan diterima oleh sistem, masuk ke POS, kemudian dapat diteruskan ke dapur.
Berikut gambaran alurnya.
Pelanggan memilih restoran dan menu melalui GrabFood, GoFood, atau ShopeeFood.
Setelah order dibuat, informasi pesanan akan dikirimkan melalui sistem integrasi ke sistem restoran.
Pesanan dari berbagai platform dapat ditampilkan dalam satu dashboard atau POS.
Staf dapat melihat detail menu, jumlah pesanan, catatan pelanggan, dan informasi lain yang dibutuhkan untuk memproses order.
Tidak perlu lagi berpindah pindah perangkat hanya untuk mengecek apakah ada order baru.
Setelah order diterima, data pesanan dapat diteruskan ke Kitchen Display System atau KDS.
Tim dapur dapat langsung melihat menu yang harus disiapkan beserta detail pesanannya. Alur ini mengurangi kebutuhan staf kasir untuk mencetak atau meneruskan tiket secara manual.
Ketika pesanan mulai diproses hingga siap diambil kurir, status order dapat diperbarui melalui sistem.
Informasi tersebut kemudian dapat diteruskan ke platform terkait sehingga proses antara restoran, pelanggan, dan kurir menjadi lebih terkoordinasi.
Integrasi juga dapat digunakan untuk menyinkronkan informasi menu dan ketersediaan produk di berbagai channel.
Ketika sebuah menu sudah tidak tersedia, restoran dapat memperbarui statusnya agar pelanggan tidak terus menerima informasi bahwa produk tersebut masih bisa dipesan.
Integrasi online delivery tidak hanya memindahkan order ke satu layar. Jika terhubung dengan sistem operasional yang tepat, integrasi ini dapat membantu restoran mengurangi pekerjaan manual dan membuat proses pengelolaan channel delivery lebih teratur.
Restoran tidak perlu terus menerus berpindah antar perangkat untuk mengecek pesanan dari berbagai platform.
Semua order yang masuk dapat dikelola melalui satu dashboard sehingga staf lebih mudah mengetahui antrean pesanan yang harus diproses.
Tanpa integrasi, staf perlu melihat pesanan dari aplikasi delivery lalu memasukkan kembali informasi tersebut ke POS.
Dengan integrasi, proses tersebut dapat dilakukan secara otomatis sehingga staf dapat mengurangi pekerjaan repetitif dan lebih cepat meneruskan pesanan ke dapur.
Input ulang dapat menyebabkan kesalahan pada nama menu, jumlah, varian, maupun catatan pelanggan.
Ketika data pesanan diteruskan langsung dari platform ke sistem restoran, proses pencatatan menjadi lebih sederhana dan risiko kesalahan akibat input manual dapat diminimalkan.
Order yang masuk ke sistem dapat langsung diteruskan ke dapur tanpa harus menunggu staf melakukan pencatatan ulang.
Bagi restoran dengan volume order tinggi, beberapa menit yang dihemat pada tahap awal dapat membantu menjaga alur kerja kitchen tetap lancar.
Perubahan harga, nama menu, atau varian dapat dikelola dari sistem yang terpusat.
Restoran tidak perlu melakukan perubahan informasi satu per satu di setiap platform jika sistem yang digunakan mendukung sinkronisasi tersebut.
Ketika menu tertentu habis, restoran perlu memastikan informasi tersebut segera diperbarui di channel online.
Sinkronisasi stok membantu mengurangi kemungkinan pelanggan memesan produk yang sebenarnya sudah tidak tersedia.
Menggunakan beberapa platform berarti restoran memiliki data transaksi dari beberapa channel.
Dengan sistem terintegrasi, data tersebut dapat dikumpulkan sehingga manajemen lebih mudah melihat performa penjualan setiap platform tanpa melakukan rekap secara terpisah.
Tidak semua sistem integrasi memiliki kemampuan yang sama. Sebelum memilih platform, perhatikan fitur yang benar benar dibutuhkan oleh operasional restoran.
Fitur ini memungkinkan order dari beberapa platform dikelola dalam satu antrean.
Staf dapat melihat pesanan berdasarkan waktu masuk dan menentukan order mana yang perlu diproses terlebih dahulu.
Perubahan kategori, harga, foto, atau produk dapat dikelola dari satu dashboard jika sistem mendukung fitur ini.
Hal tersebut mengurangi pekerjaan yang biasanya dilakukan berulang kali pada setiap platform.
Fitur ini membantu menjaga informasi ketersediaan menu tetap sesuai dengan kondisi operasional restoran.
Ketika bahan atau produk tertentu sudah tidak tersedia, menu dapat dinonaktifkan dari channel yang terhubung sesuai kemampuan sistem.
POS menjadi pusat pencatatan transaksi restoran. Karena itu, integrasi dengan POS penting agar order online dapat tercatat bersama transaksi dari channel lainnya.
Integrasi KDS memungkinkan order online ditampilkan langsung di area kitchen.
Tim dapur dapat melihat asal platform, detail order, dan antrean pesanan tanpa perlu bergantung pada kertas atau komunikasi lisan dari kasir.
Dashboard membantu owner melihat performa penjualan secara lebih praktis.
Informasi seperti nilai transaksi, tren penjualan, dan waktu penyelesaian order dapat digunakan untuk mengevaluasi operasional.
Jika restoran menggunakan beberapa marketplace, laporan per platform membantu owner mengetahui channel mana yang menghasilkan transaksi paling besar.
Data tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan ketika restoran menentukan strategi promo atau alokasi sumber daya.
Sistem manual tidak selalu menjadi masalah ketika volume order masih kecil. Namun, semakin banyak platform dan transaksi yang dikelola, semakin besar pula beban kerja staf.
Setiap platform biasanya membutuhkan perangkat atau aplikasi tersendiri. Ketika jumlahnya bertambah, area kasir menjadi lebih sulit dipantau dan staf harus terus berpindah layar untuk mengecek order.
Notifikasi order dapat terlewat ketika staf sedang melayani pelanggan dine in atau mengerjakan pekerjaan lain.
Order yang terlambat diproses tentu dapat memengaruhi waktu tunggu pelanggan dan kelancaran operasional.
Staf harus membaca order dari aplikasi delivery kemudian memasukkan data yang sama ke POS.
Selain membutuhkan waktu, proses ini membuka peluang kesalahan pada menu, harga, jumlah, atau varian.
Jika stok harus diperbarui secara manual di setiap platform, ada kemungkinan salah satu channel belum mendapatkan informasi terbaru.
Akibatnya, pelanggan bisa memesan menu yang sudah habis.
Integrasi online delivery dapat memberikan manfaat bagi berbagai jenis bisnis F&B, terutama yang mengandalkan beberapa channel penjualan digital.
Restoran yang melayani dine in sekaligus online delivery perlu menjaga agar kedua alur pesanan tetap berjalan tanpa saling mengganggu.
Integrasi membantu menyatukan order online dengan sistem operasional restoran.
Cafe dengan banyak pesanan minuman dan makanan melalui platform delivery dapat memanfaatkan integrasi untuk mengurangi pekerjaan input manual.
Bagi QSR, kecepatan menjadi bagian penting dari operasional. Order yang dapat langsung masuk ke sistem dan diteruskan ke kitchen membantu staf memproses pesanan dengan lebih teratur.
Cloud kitchen yang menjalankan beberapa brand dari satu lokasi dapat menghadapi volume order yang tinggi dari berbagai platform.
Sistem terpusat membantu pengelola menghindari kebutuhan memantau banyak aplikasi secara terpisah.
Bakery, minuman, dan dessert juga dapat menggunakan integrasi untuk membantu mengelola ketersediaan produk serta volume order online.
Sebelum memilih sistem, jangan hanya melihat jumlah platform yang dapat terhubung. Perhatikan juga bagaimana integrasi tersebut bekerja dalam operasional restoran sehari hari.
Jika restoran aktif di GrabFood, GoFood, dan ShopeeFood, pastikan ketiganya dapat terhubung dengan sistem yang dipilih.
Dukungan terhadap beberapa channel membuat restoran tidak perlu mempertahankan sistem berbeda untuk setiap platform.
Pilih sistem yang dapat terhubung dengan POS yang digunakan restoran.
Dengan begitu, transaksi online dan offline dapat tercatat dalam sistem operasional yang sama.
Menu dan stok adalah dua hal yang sering berubah dalam operasional F&B.
Sistem yang dapat melakukan sinkronisasi otomatis akan mengurangi pekerjaan staf dan membantu menjaga informasi di platform tetap sesuai dengan kondisi restoran.
Sistem yang canggih belum tentu efektif jika staf kesulitan menggunakannya.
Pilih dashboard dengan tampilan yang mudah dipahami agar proses training dan adaptasi staf baru tidak memakan terlalu banyak waktu.
Gangguan pada sistem ketika restoran sedang ramai bisa menghambat proses penerimaan order.
Karena itu, pastikan penyedia memiliki dukungan teknis yang responsif ketika terjadi kendala.
Jika restoran berencana membuka cabang baru, sistem sebaiknya tidak hanya cocok untuk kebutuhan satu outlet.
Solusi yang dapat dikembangkan bersama pertumbuhan jumlah outlet akan lebih mudah digunakan dalam jangka panjang.
Mengelola GrabFood, GoFood, dan ShopeeFood secara terpisah bisa terasa merepotkan ketika jumlah order mulai meningkat. Staf harus memantau beberapa perangkat, memasukkan ulang pesanan, memperbarui stok, dan melakukan rekap penjualan dari berbagai channel.
Integrasi online delivery membantu menyatukan proses tersebut dalam satu sistem. Pesanan dapat masuk melalui satu dashboard, diteruskan ke POS dan KDS, sementara informasi menu dan stok dapat dikelola secara lebih terpusat.
Untuk bisnis F&B yang ingin mengurangi pekerjaan manual dan memiliki kontrol lebih baik atas penjualan dari berbagai platform, integrasi online delivery dapat menjadi bagian penting dari sistem operasional restoran.
Runchise menyediakan solusi integrasi online delivery yang menghubungkan GrabFood, GoFood, dan ShopeeFood dengan sistem operasional restoran. Solusi ini juga terhubung dengan POS, Supply Chain Management, dan kebutuhan operasional F&B lainnya.
Soho Capital
Podomoro City, Lantai 19.
JL. Letjen S. Parman
Jakarta Barat 11470
