Dalam bisnis, proses pemesanan menjadi salah satu bagian penting yang perlu dikelola dengan baik. Pelaku usaha tidak hanya perlu menerima pesanan, tetapi juga harus mengatur waktu pemesanan, jumlah produk, pembayaran, hingga hubungan dengan pelanggan. Beberapa istilah yang sering digunakan dalam proses tersebut adalah pre-order, close order, dan repeat order.
Ketiganya memiliki arti dan fungsi yang berbeda. pre-order berkaitan dengan pemesanan sebelum produk tersedia atau sebelum periode pemesanan berakhir. Close order menandakan penghentian penerimaan pesanan dalam periode tertentu. Sementara itu, repeat order menunjukkan pembelian kembali oleh pelanggan. Memahami ketiga istilah ini dapat membantu bisnis mengelola penjualan dan persediaan secara lebih teratur.
pre-order adalah sistem pemesanan ketika pelanggan memesan produk terlebih dahulu sebelum produk tersedia, diproduksi, atau dikirimkan. Dalam sistem ini, pelanggan biasanya melakukan pemesanan dan terkadang membayar uang muka atau pembayaran penuh sesuai ketentuan penjual.
Metode pre-order sering digunakan untuk produk yang membutuhkan waktu produksi, barang edisi terbatas, makanan berdasarkan pesanan, hingga produk yang harus didatangkan dari pemasok. Contohnya, toko kue membuka pemesanan kue untuk Lebaran selama satu minggu. Setelah periode pemesanan selesai, toko mulai memproduksi kue sesuai jumlah pesanan yang masuk.
Bagi bisnis, sistem ini membantu memperkirakan jumlah permintaan sebelum menyiapkan produk. Namun, penjual perlu menyampaikan jadwal produksi, pengiriman, dan ketentuan pembatalan secara jelas agar pelanggan memahami prosesnya.
Close order adalah istilah operasional yang digunakan untuk menyatakan bahwa penjual telah menutup periode penerimaan pesanan. Setelah status close order diberlakukan, pelanggan tidak dapat menambahkan pesanan untuk periode atau jadwal produksi tersebut.
Istilah ini banyak digunakan dalam bisnis makanan, katering, toko online, dan usaha yang menerapkan sistem pemesanan berdasarkan jadwal. Misalnya, katering membuka pemesanan makan siang hingga pukul 09.00. Setelah melewati batas waktu tersebut, pesanan ditutup agar tim dapur dapat menyiapkan makanan sesuai jumlah yang sudah tercatat.
Perlu dipahami bahwa close order bukan istilah hukum yang memiliki satu definisi baku untuk semua jenis bisnis. Maknanya dapat disesuaikan dengan kebijakan penjual, misalnya penutupan pesanan harian, mingguan, atau untuk satu periode promosi.
Repeat order adalah pembelian kembali yang dilakukan pelanggan terhadap produk atau jasa dari bisnis yang sama setelah transaksi sebelumnya. Pembelian ulang dapat terjadi karena pelanggan merasa puas dengan kualitas produk, harga, pelayanan, atau kemudahan transaksi.
Menurut penelitian Chiu dan rekan-rekannya yang diterbitkan dalam Information Systems Journal, nilai manfaat, pengalaman berbelanja, dan persepsi risiko berkaitan dengan niat pelanggan untuk melakukan pembelian kembali. Artinya, pengalaman pelanggan selama bertransaksi dapat mempengaruhi kemungkinan mereka kembali membeli produk.
Contohnya, pelanggan yang membeli kopi dari sebuah kafe dan kembali membeli menu yang sama beberapa hari kemudian telah melakukan repeat order.
Perbedaan utama ketiga istilah tersebut terletak pada tahap pemesanan yang dijelaskan. pre-order digunakan untuk menerima pesanan sebelum produk tersedia atau sebelum proses produksi dilakukan.
Close order digunakan untuk menghentikan penerimaan pesanan setelah batas waktu atau kapasitas terpenuhi. Sementara itu, repeat order berkaitan dengan perilaku pelanggan yang melakukan pembelian kembali.
Dengan demikian, pre-order dan close order lebih banyak berhubungan dengan pengaturan proses penjualan. Repeat order lebih berkaitan dengan hubungan pelanggan dan keberhasilan bisnis mempertahankan pembeli.
Dalam bisnis makanan, sebuah toko roti dapat membuka pre-order kue selama Senin hingga Rabu. Pada Rabu malam, toko menerapkan close order untuk menentukan jumlah produksi. Setelah pesanan selesai dikirim, pelanggan yang kembali membeli kue pada minggu berikutnya termasuk melakukan repeat order.
Ketiga sistem tersebut juga dapat digunakan bersamaan. pre-order membantu mengumpulkan permintaan, close order menentukan batas penerimaan pesanan, sedangkan repeat order membantu meningkatkan penjualan dari pelanggan yang sudah pernah membeli.
pre-order membantu bisnis memperkirakan jumlah produk yang perlu disiapkan berdasarkan pesanan pelanggan. Hal ini berguna untuk mengurangi risiko produksi berlebihan maupun kekurangan persediaan.
Berdasarkan portal resmi SMEsta milik Kementerian UMKM, data penjualan sebelumnya penting digunakan untuk memperkirakan permintaan dan menyiapkan stok ketika terjadi lonjakan pesanan. Dengan demikian, catatan pesanan dapat menjadi dasar perencanaan produksi dan persediaan.
Close order membantu bisnis menetapkan batas penerimaan pesanan berdasarkan kapasitas produksi dan waktu operasional. Tim dapat mengatur jadwal kerja, pembelian bahan baku, serta pengiriman dengan lebih terencana.
Misalnya, restoran yang menerima pesanan katering untuk acara tertentu dapat menutup pemesanan dua hari sebelum acara agar memiliki waktu cukup untuk membeli bahan dan menyiapkan makanan.
Repeat order dapat membantu bisnis memperoleh penjualan dari pelanggan yang sudah mengenal produk. Pelayanan yang baik, kualitas konsisten, harga sesuai, dan proses transaksi yang mudah dapat mendorong pelanggan kembali membeli.
Penelitian dalam Journal of Consumer Satisfaction, Dissatisfaction and Complaining Behavior membahas hubungan antara kepuasan, loyalitas, dan pembelian ulang. Temuan tersebut menunjukkan bahwa kepuasan dan loyalitas memiliki hubungan positif, sehingga pengalaman pelanggan perlu diperhatikan dalam strategi mempertahankan konsumen.
Tentukan kapan pre-order dibuka dan ditutup. Cantumkan informasi mengenai produk, harga, jumlah minimum jika ada, metode pembayaran, serta perkiraan waktu pengiriman. Informasi yang jelas dapat mengurangi pertanyaan berulang dan mencegah kesalahpahaman.
Jika produk memiliki kapasitas produksi terbatas, tetapkan kuota pesanan. Dengan begitu, jumlah pesanan yang diterima tetap sesuai kemampuan bisnis.
Waktu close order perlu disesuaikan dengan proses produksi dan pengiriman. Bisnis makanan yang menggunakan bahan segar, misalnya, perlu memperhitungkan waktu pembelian bahan, persiapan, dan pengolahan sebelum menentukan batas pemesanan.
Informasikan penutupan pesanan melalui saluran komunikasi yang digunakan pelanggan, seperti media sosial, aplikasi pesan, atau situs pemesanan. Jika kuota sudah terpenuhi sebelum batas waktu, bisnis juga dapat menutup pesanan lebih awal.
Setiap pesanan perlu dicatat dengan informasi yang lengkap, seperti nama pelanggan, produk, jumlah, alamat pengiriman, metode pembayaran, dan status transaksi. Pisahkan pesanan yang belum dibayar, sudah dibayar, sedang diproses, dan selesai dikirim.
Pencatatan yang rapi membantu mengurangi risiko pesanan terlewat atau pembayaran tidak teridentifikasi. Bisnis juga perlu memiliki aturan mengenai perubahan pesanan, pembatalan, dan pengembalian dana.
Untuk mendorong pembelian ulang, bisnis perlu menjaga kualitas produk dan pelayanan. Selain itu, pemilik usaha dapat menawarkan program loyalitas, memberikan informasi produk baru, atau mengirimkan promosi yang relevan kepada pelanggan.
Namun, promosi sebaiknya tidak dilakukan secara berlebihan. Pastikan komunikasi sesuai kebutuhan pelanggan dan tetap menghormati persetujuan mereka untuk menerima pesan pemasaran.
Teknologi membantu bisnis mengumpulkan pesanan dari berbagai saluran dalam satu sistem pencatatan. Pesanan yang berasal dari kasir, aplikasi online, atau saluran pemesanan lainnya dapat dikelola dengan lebih terstruktur apabila sistem yang digunakan mendukung integrasi tersebut.
Pencatatan terpusat juga membantu mengurangi ketergantungan pada catatan manual yang tersebar di banyak perangkat atau dokumen.
Sistem digital dapat membantu bisnis melihat status pesanan, mulai dari diterima, dibayar, diproses, hingga selesai. Riwayat transaksi juga dapat digunakan untuk memeriksa pesanan sebelumnya ketika pelanggan melakukan pembelian kembali.
Bagi restoran, informasi tersebut membantu staf memantau pesanan masuk dan mengatur pekerjaan dapur maupun kasir.
Data pesanan dapat digunakan untuk mengetahui produk yang paling banyak dibeli, periode penjualan tertinggi, serta frekuensi pembelian pelanggan. Informasi ini berguna untuk menyusun jadwal pre-order, menentukan waktu close order, dan merancang promosi repeat order.
Dengan dukungan teknologi, pelaku usaha dapat mengambil keputusan berdasarkan catatan transaksi, bukan hanya perkiraan. Pengelolaan order yang teratur juga membantu bisnis meningkatkan efisiensi pelayanan dan menjaga pengalaman pelanggan.
Mulai kelola pesanan bisnis dengan lebih terstruktur. Gunakan sistem pencatatan penjualan yang membantu memantau transaksi, riwayat pesanan, dan performa produk. Untuk bisnis restoran dan F&B, kenali solusi POS dan manajemen operasional dari Runchise agar proses pengelolaan pesanan dan penjualan dapat berjalan lebih terintegrasi.
Soho Capital
Podomoro City, Lantai 19.
JL. Letjen S. Parman
Jakarta Barat 11470
