Purchase Order: Bahas Pengertian dan Contoh serta Cara Membuatnya

Purchase Order (PO) merupakan dokumen penting dalam proses pembelian barang atau jasa. Dokumen ini membantu bisnis mencatat pesanan, menyepakati harga dengan pemasok, serta memastikan barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan. Pengelolaan PO yang baik juga dapat membantu perusahaan mengontrol anggaran dan mengurangi kesalahan dalam proses pengadaan.

Bagi bisnis restoran dan F&B, purchase order berguna untuk mengatur pembelian bahan baku, perlengkapan dapur, kemasan, dan kebutuhan operasional lainnya. Dengan pencatatan yang teratur, pemilik usaha dapat memantau pengeluaran sekaligus menjaga ketersediaan stok.

Apa Itu Purchase Order (PO)?

Pengertian Purchase Order

Purchase Order adalah dokumen resmi yang dibuat pembeli untuk memesan barang atau jasa kepada supplier. Dokumen ini memuat rincian barang, jumlah, harga, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran yang telah disepakati.

Menurut panduan pengadaan dari pemerintah Inggris melalui GOV.UK, purchase order digunakan untuk menyampaikan jenis, jumlah, dan harga barang atau jasa yang dipesan kepada pemasok. Karena itu, PO menjadi acuan bagi pembeli dan supplier dalam memenuhi pesanan.

Fungsi Purchase Order dalam Bisnis

PO berfungsi sebagai bukti pemesanan, pedoman penerimaan barang, dan dokumen pendukung pencatatan keuangan. Jika terjadi perbedaan jumlah barang atau harga, perusahaan dapat memeriksa kembali rincian dalam PO. Dokumen ini juga membantu memastikan pembelian telah mengikuti prosedur persetujuan internal.

Informasi yang Harus Ada dalam Purchase Order

Informasi utama dalam PO meliputi nomor dan tanggal dokumen, identitas pembeli dan supplier, nama serta spesifikasi barang, kuantitas, harga satuan, subtotal, pajak jika berlaku, total pembayaran, alamat pengiriman, jadwal penerimaan, dan ketentuan pembayaran. Nama atau tanda persetujuan pihak berwenang dapat ditambahkan sesuai kebijakan perusahaan.

Manfaat Purchase Order untuk Bisnis

1. Mengontrol Pembelian dan Anggaran

PO membantu perusahaan mengetahui barang yang akan dibeli beserta nilai pengeluarannya sebelum pesanan dikirimkan. Tim pembelian dapat membandingkan nilai transaksi dengan anggaran yang tersedia sehingga pembelian yang tidak diperlukan bisa ditekan.

2. Mengurangi Kesalahan Pemesanan

Spesifikasi, ukuran, jumlah, dan harga tercatat secara tertulis. Supplier memiliki acuan yang jelas untuk menyiapkan barang, sementara pembeli dapat memeriksa kesesuaian pesanan saat barang tiba.

3. Mempermudah Pencatatan dan Audit

Setiap PO dapat diberi nomor unik dan disimpan bersama dokumen penerimaan barang serta invoice. Berdasarkan pedoman procure-to-pay pada GOV.UK, pencocokan dokumen pembelian dengan tagihan merupakan salah satu cara untuk membantu memastikan transaksi dicatat secara tepat dan tagihan tidak diproses berulang kali.

4. Mengelola Pembelian dari Banyak Supplier

Perusahaan yang menggunakan beberapa supplier dapat memisahkan pesanan berdasarkan pemasok, tanggal, dan kategori barang. Riwayat PO juga memudahkan evaluasi harga, ketepatan pengiriman, dan konsistensi kualitas supplier.

Format Purchase Order

1. Komponen dalam Format Purchase Order

Format PO tidak harus sama pada setiap perusahaan. Namun, dokumen sebaiknya mencantumkan identitas pihak yang terlibat, nomor referensi, rincian barang, harga, total biaya, jadwal pengiriman, dan persetujuan. Berdasarkan dokumen pengadaan pemerintah Indonesia yang tersedia melalui JDIH dan basis data peraturan BPK, dokumen pemesanan merupakan bagian dari bukti pendukung pengadaan yang dapat dilengkapi dokumen penerimaan dan tagihan sesuai kebutuhan transaksi.

2. Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition

Purchase Requisition (PR) adalah permintaan internal untuk membeli barang atau jasa. Dokumen ini biasanya diajukan oleh departemen yang membutuhkan barang dan menunggu persetujuan. Sementara itu, Purchase Order dibuat untuk menyampaikan pesanan kepada supplier setelah kebutuhan dan pembelian disetujui.

3. Perbedaan Purchase Order, Invoice, dan Quotation

PO dibuat oleh pembeli untuk memesan barang. Quotation atau penawaran harga dibuat supplier untuk menjelaskan harga dan ketentuan yang ditawarkan sebelum transaksi disepakati. Invoice dibuat supplier untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan. Ketiganya memiliki fungsi berbeda, tetapi dapat saling melengkapi dalam satu transaksi pengadaan.

Cara Membuat Purchase Order

1. Identifikasi Kebutuhan Barang

Tentukan barang atau jasa yang diperlukan, jumlahnya, spesifikasi, dan waktu dibutuhkan. Untuk restoran, kebutuhan dapat ditentukan berdasarkan stok tersedia, rencana penjualan, dan perkiraan pemakaian bahan baku.

2. Pilih Supplier dan Tentukan Harga

Bandingkan harga, kualitas, kapasitas pasokan, waktu pengiriman, dan ketentuan pembayaran dari beberapa supplier. Pastikan spesifikasi dan harga telah disepakati sebelum PO diterbitkan.

3. Buat Dokumen Purchase Order

Masukkan seluruh rincian transaksi ke dalam format PO. Periksa kembali satuan, jumlah, harga, biaya tambahan, dan alamat pengiriman agar tidak terjadi kesalahan.

4. Periksa dan Ajukan Persetujuan

PO perlu diperiksa oleh pihak yang bertanggung jawab. Sesuaikan proses persetujuan dengan nilai transaksi dan kebijakan perusahaan, terutama untuk pembelian dalam jumlah besar.

5. Kirim PO dan Pantau Pemenuhan Pesanan

Setelah disetujui, kirim PO kepada supplier dan minta konfirmasi pesanan. Pantau jadwal pengiriman serta catat jika ada perubahan jumlah, harga, atau waktu kedatangan.

Proses Purchase Order dalam Siklus Pengadaan

1. Pengajuan Pembelian dan Approval

Departemen terkait mengajukan kebutuhan melalui PR atau formulir permintaan pembelian. Atasan atau bagian pengadaan memeriksa kebutuhan, anggaran, dan urgensi sebelum menyetujui pembelian.

2. Pemesanan kepada Supplier

Setelah disetujui, bagian pembelian menerbitkan PO. Supplier memeriksa pesanan dan mengonfirmasi ketersediaan barang serta jadwal pengiriman.

3. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

Ketika barang tiba, petugas memeriksa jumlah, kualitas, dan spesifikasinya berdasarkan PO. Selisih atau kerusakan perlu dicatat dan ditindaklanjuti dengan supplier.

4. Pencocokan PO, Barang Diterima, dan Invoice

Perusahaan dapat menerapkan pencocokan tiga dokumen, yaitu PO, bukti penerimaan barang, dan invoice. Microsoft Learn menjelaskan bahwa pencocokan tiga arah membantu menemukan perbedaan antara barang yang dipesan, barang yang diterima, dan nilai tagihan sebelum pembayaran diproses.

5. Pembayaran dan Dokumentasi Transaksi

Jika dokumen sesuai dan tagihan telah disetujui, bagian keuangan memproses pembayaran sesuai kesepakatan. Seluruh dokumen kemudian disimpan untuk pencatatan akuntansi, pelaporan, dan pemeriksaan transaksi.

Tantangan Mengelola Purchase Order Secara Manual

1. Kesalahan Input dan Duplikasi Pesanan

Pencatatan menggunakan kertas atau spreadsheet terpisah berisiko menimbulkan salah ketik, salah hitung, dan PO ganda, terutama saat transaksi meningkat.

2. Sulit Memantau Status Pembelian

Tanpa pencatatan terpusat, staf perlu menghubungi supplier atau memeriksa dokumen satu per satu untuk mengetahui apakah pesanan masih diproses, sudah dikirim, atau telah diterima.

3. Selisih Jumlah Pesanan dan Barang Diterima

Pemeriksaan manual dapat menyulitkan perusahaan menemukan kekurangan barang atau perbedaan spesifikasi, khususnya ketika penerimaan dilakukan di beberapa lokasi.

4. Kurangnya Kontrol Anggaran dan Approval

Jika persetujuan tidak terdokumentasi dengan baik, perusahaan berisiko melakukan pembelian di luar anggaran atau memesan barang tanpa otorisasi yang sesuai.

Bagaimana Software Purchase Order Membantu Bisnis?

1. Otomatisasi Pembuatan dan Persetujuan PO

Software pengadaan dapat membantu membuat dokumen berdasarkan data barang dan supplier, menerapkan alur persetujuan, serta menyimpan riwayat perubahan. Fitur yang tersedia bergantung pada sistem yang digunakan.

2. Monitoring Status Pembelian

Status pesanan dapat dipantau dari pengajuan, persetujuan, pengiriman, hingga penerimaan. Informasi ini membantu tim merencanakan aktivitas dan menindaklanjuti keterlambatan.

3. Integrasi Purchase Order dengan Inventori

Integrasi PO dan inventori membantu menghubungkan rencana pembelian dengan stok yang tersedia. Setelah barang diterima dan dicatat, persediaan dapat diperbarui sesuai mekanisme sistem.

4. Pencatatan Pembelian dan Laporan Pengeluaran

Data pembelian yang tersimpan secara digital mempermudah penelusuran biaya berdasarkan supplier, periode, barang, atau cabang. Laporan tersebut dapat membantu manajemen mengevaluasi pengeluaran dan efisiensi pengadaan.

Pengelolaan Purchase Order untuk Restoran dan F&B

1. Pengadaan Bahan Baku Berdasarkan Kebutuhan Stok

Restoran perlu memperhatikan stok, masa simpan, dan perkiraan penjualan saat melakukan pemesanan. Pengadaan yang sesuai kebutuhan dapat mengurangi risiko kehabisan bahan maupun pemborosan akibat bahan yang tidak terpakai.

2. Pengelolaan Supplier dan Harga Bahan

Catatan supplier dan riwayat harga membantu restoran membandingkan penawaran serta mengevaluasi konsistensi pasokan. Data ini juga berguna ketika harga bahan baku berubah.

3. Kontrol Pembelian Antar-Outlet

Bisnis dengan banyak cabang membutuhkan pencatatan pembelian yang konsisten. Manajemen pusat dapat memantau kebutuhan dan pengeluaran setiap outlet agar pembelian lebih terarah.

4. Sinkronisasi Pembelian, Penerimaan Barang, dan Inventori

PO sebaiknya terhubung dengan pencatatan penerimaan dan stok agar jumlah yang dipesan, diterima, dan tersedia dapat diperiksa. Proses ini membantu mengurangi selisih data dan mendukung perencanaan restock.

Bagaimana Runchise Mendukung Pengelolaan Pembelian?

1. Integrasi Pengadaan dengan Manajemen Inventori

Berdasarkan Runchise, platform ini menyediakan fitur supply chain untuk mengelola pembelian, pemasok, dan inventori restoran. Integrasi tersebut dapat membantu bisnis menghubungkan proses pengadaan dengan kebutuhan stok operasional.

2. Monitoring Stok dan Kebutuhan Restock

Runchise menjelaskan bahwa sistemnya mendukung pemantauan persediaan dan pergerakan stok. Informasi tersebut dapat menjadi acuan untuk mengevaluasi kebutuhan restock dan mengurangi risiko kekurangan bahan baku.

3. Pengelolaan Supply Chain untuk Banyak Outlet

Untuk bisnis dengan beberapa cabang, Runchise menyediakan pengelolaan stok dan pembelian terpusat. Berdasarkan informasi produk resminya, sistem ini juga mendukung pengelolaan supplier dan pemantauan persediaan lintas lokasi.

4. Monitoring Data Operasional untuk Pengambilan Keputusan

Data penjualan, persediaan, dan pembelian dapat membantu manajemen memahami kebutuhan bahan baku serta mengevaluasi biaya operasional. Ketersediaan dan alur penggunaan setiap fitur perlu disesuaikan dengan konfigurasi serta paket layanan yang digunakan.

Jika Anda mengelola restoran atau bisnis F&B, pengadaan yang teratur dapat membantu menjaga ketersediaan bahan baku sekaligus mengendalikan biaya. Kenali solusi manajemen restoran Runchise untuk mendukung pengelolaan inventori, supplier, dan operasional multi-outlet dalam satu ekosistem. Kunjungi situs resmi Runchise untuk mengetahui fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.